Referat Mitgliederverwaltung

Liebe Schachfreunde,

auf dem letzten Verbandstag am 29. Juni 2019 wurde ich als Referent für Mitgliederverwaltung gewählt. Zuvor hatte ich mich schon 1 ½ Jahre als Stellvertreter von Werner Dangelmayer in diese Aufgabe eingearbeitet.

Jetzt haben wir die Rollen getauscht und Werner Dangelmayer ist mein Stellvertreter. So ändert sich auch nichts für die Bezirke. Werner Dangelmayer bearbeitet weiterhin die Anträge der Bezirke: Oberschwaben, Ostalb und Unterland. Ich selber bin für die Bezirke: Alb-Schwarzwald, Neckar-Fils und Stuttgart zuständig.

Dankbar bin ich, dass die überwiegende Zahl der Anträge von den Vereinen korrekt gestellt sind und so recht einfach zu bearbeiten sind. Rückfragen gibt es immer mal, wenn z.B. Zuständigkeiten im Verein wechseln. Da stehen wir gerne beratend zur Verfügung. Wir empfehlen, Veränderungen von Daten (Funktionen, Adressen etc.) immer aktuell zu erfassen. Unser Ziel ist es, alle Anträge zeitnah zu bearbeiten. Selten benötigen wir mehr als einen Tag hierfür.

Gerne noch ein paar Hinweise von mir:

Jeder Verein hat eine Person gemeldet, die das Vereinsportal pflegt und die mit den einschlägigen Ordnungen und Satzungen wie WTO und Spielerpassordnung bestens vertraut ist. Das muss nicht zwingend der Vorstand sein. Hier ist zu beachten, dass mögliche Rückfragen von uns immer an die vom Verein gemeldete Person "Kontakt Mitgliederverwaltung" gehen. Sollte ein Dritter aus dem Verein -der auch über das Vereinspasswort verfügt - den Antrag gestellt haben, bekommt er von unserer Rückfrage nichts mit. Da die Bitte an die Vereine - wenn mehrere Personen das Passwort im Portal benutzen - dies auch gut abzusprechen

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Sehr wichtige Termine sind der 30. Juni und der 31. Dezember. Spieler, die in der nächsten Saison wechseln wollen oder auch zunächst nur unschlüssig sind, sollten sich von Ihrem Verein "passiv" setzen lassen. Der richtige Zeitpunkt hierfür ist April/Mai, wenn die Mannschaftskämpfe durch sind. Wenn man dieses so macht, dann bitte immer mit Gültigkeitsdatum 30.06. Dann ist der Spieler bis zu diesem Datum immer noch "aktiv" (auch in der Mitgliederliste) und ab 1.7. "passiv" und kann dann in Ruhe einen möglichen Vereinswechsel vornehmen. Nach dem 30.6. ist ein Vereinswechsel mit "aktivem" Spielrecht im Schachverband Württemberg nicht mehr möglich. D.h. der Spieler kann erst zum 30.6. des Folgejahres einen Wechsel vollziehen.

Vereinsaustritte erfolgen meistens zum 31.12. So sollte auch hier bei Abmeldungen in der zweiten Jahreshälfte immer der 31.12. eingesetzt werden.

Gelegentlich bekommen wir auch Neuanmeldungen mit unvollständigen Daten. Oft mit dem Hinweis Geburtsort, Adresse oder Geburtsdatum müssen wir noch erfragen. Diese Anträge stellen wir immer zurück, bis alle Daten vorhanden sind. Eine unvollständige Anmeldung suggeriert ja auch, dass der Verein noch keinen vollständigen Aufnahmeantrag hat und dann mit Sicherheit auch keine Datenschutzerklärung hereingenommen hat. Auf die Wichtigkeit einer unterschriebenen Datenschutzerklärung weise ich nochmals ausdrücklich hin.

Dann noch zu den Bezirken. Nach einem Bezirkstag gibt es in der Regel neu gewählte Funktionäre. Da bitte uns per E-Mail die Veränderungen aufgeben.

Auf weiterhin gute Zusammenarbeit

Holger Namyslo

Referent für Mitgliederverwaltung