Hinweise zur Erstattung von Auslagen

Veröffentlicht am: 10.12.2013 von Holger Schröck in: Ordnungen und Satzung Drucken

Beschlossen bei der Sitzung des Präsidiums am 19.07.2013

1. Grundsatz

Ausgaben, die für den Schachverband Württemberg oder im Auftrag des Schachverbandes Württemberg getätigt werden, sind zu ersetzen.

Über Ausnahmen bei den Erstattungen oder Berechnungen, sofern nichts besonderes geregelt ist, entscheiden der Präsident oder der Schatzmeister; in strittigen Fällen das Präsidium.

2. Reisekosten

  1. Reisekosten werden nach den Regelungen in der Reisekosten-Ordnung erstattet.
  2. Nehmen Verbands-Funktionäre neben der Vertretung des SVW bei Turnieren oder Veranstaltungen überwiegend noch andere Funktionen wahr (z.B. als Spieler), so werden diesbezüglich keine Reisekosten (Fahrtkosten, Spesen, ….) erstattet.
    Beispiel 1:
    Der Präsident nimmt als Spieler an der Württembergischen Einzelblitzmeisterschaft teil und hält ein Grußwort oder nimmt die Siegerehrung vor.
    ----> keine Erstattung der Kosten
    Beispiel 2:
    Der Vizepräsident fährt zur Deutschen Amateur Meisterschaft. Er nimmt an diesem mehrtägigen Turnier teil und übernimmt die Ehrungen der Sieger.
    ----> auch keine teilweise Erstattung der Kosten wie z.B. Fahrtkosten für einen Tag
    Beispiel 3:
    Der Ehrenpräsident fährt zur Siegerehrung der Württembergischen Meisterschaften, an der er nicht mitspielt.
    ----> Erstattung der Kosten

3. Verbrauchskosten

  1. Portokosten

    Diese sind glaubhaft zu machen, ggf. mit einer Aufstellung (Datum und Name) zu versehen und werden in voller Höhe ersetzt.

    Beispiel 1:
    Der Verbandsspielleiter kauft gemäß Beleg 100 Briefmarken zu je 0,58 €. Er macht 50% als Ausgaben geltend.
    ----> keine Erstattung, wenn keine Aufstellung vorliegt.
    Beispiel 2:
    Der Verbandsspielleiter kauft gemäß Beleg 100 Briefmarken zu je 0,58 €. Er macht 30 Briefmarken als Ausgaben geltend, da er für die Oberliga und Verbandsliga ein Rundschreiben per Brief verschickt hat.
    ----> Erstattung der Aufwendungen
  2. Druckkosten

    Die Druckkosten (Patronen für PC oder Fax) können ersetzt werden. Kosten hierfür sind glaubhaft zu machen und können als Pauschale abgerechnet werden. Anschaffungskosten für Geräte werden i.d.R. nicht ersetzt.

4. Telefonkosten

  1. Handygebühren

    Handykosten für Telefonate sind mit einer Aufstellung (Datum und Name) glaubhaft zu machen (ggf. ist der Einzelverbindungsnachweis beizufügen) und werden in voller Höhe ersetzt.

    Aufwendungen für die Anschaffung eines Handys oder eventuelle Kosten für eine Flatrate werden nicht ersetzt, da davon auszugehen ist, dass diese auf Grund der privaten Nutzung anfallen bzw. angefallen sind.

    Beispiel 1:
    Der Präsident hat eine Flatrate fürs Handy in das Festnetz. Handykosten zu anderen Handys müssen gesondert bezahlt werden.
    ---> Die Kosten werden gemäß Einzelaufstellung erstattet.
  2. Festnetz

    Andere Telefonkosten (z.B. Festnetz) werden nur ersetzt, wenn keine sog. Flatrate vorliegt - in diesem Falle sind die Telefonate für den SVW mit einer Aufstellung (Datum und Name) glaubhaft zu machen und werden in voller Höhe ersetzt. Bei einer Flatrate kann bis maximal 15% der Grundgebühr abgerechnet werden.

    Ggf. ist über einen angemessenen Zeitraum (drei bis sechs Monate) eine repräsentative Aufzeichnung zu führen, wie und in welcher Höhe sich die Einzelgespräche und Gebühren zusammen setzen. Dann kann dieser Wert auch für die Zukunft anerkannt werden. Bei Änderungen der Verhältnisse ist eine neue Aufzeichnung anzufertigen./p>

    Kosten bzw. anteilige Kosten für Flatrate und Grundgebühren bzw. Anschlussgebühren werden nicht erstattet, es sei denn es wird nachgewiesen, dass diese Kosten nur für Tätigkeit als Verbands-Funktionär angefallen sind.

    Beispiel 1:
    Der Pressereferent hat eine Flatrate für das Festnetz. Diese Flatrate hätte er mit seiner Familie sowieso abgeschlossen, da seine Frau und seine Kinder viel telefonieren.
    ----> es werden keine Kosten erstattet.
    Beispiel 2:
    Der Vizepräsident hatte bisher keine Flatrate, da er kaum telefonierte. Durch seine Wahl am Verbandstag muss er nun deutlich mehr telefonieren und nimmt eine Flatrate. Diese zusätzliche Kosten (über den bisherigen monatlichen Durchschnitts-Verbrauch hinaus) sind zu erstatten.
    Kosten für die Grundgebühren sind nur bei einem glaubhaften Nachweis bis zu 15% dieser Kosten zu erstatten.

5. Geschenke

Geschenke z.B. Wein für den ausrichtenden Verein bzw. den Veranstalter sind bis zu einem Wert von 20.- € pro Person/Verein zu erstatten. Über höhere Beträge entscheidet der Präsident bzw. das Präsidium.

Beispiel 1:
Der Referent für Breitenschach bedankt sich beim Ausrichter der Württ. Familienmeisterschaften sowie dem Turnierleiter jeweils mit einer guten Flasche Wein (je 8.- €)
---> die Kosten sind zu erstatten.
Beispiel 2:
Der Schatzmeister nimmt am Esslinger Open teil und schenkt dem Ausrichter ein Weinpräsent.
----> es handelt sich hierbei um kein offizielles Turnier des SVW die Kosten sind nicht zu erstatten.