E-Mail

Veröffentlicht am: 04.06.2007 von Holger Schröck in: IT » E-Mails Drucken

Allgemeines

Jedem aktiven Verbandsfunktionär stellt der SVW eine E-Mailadresse der Form Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!. Jedem Funktionär wird ein eigenes E-Mailkonto eingerichtet.

E-Mailkonten

E-Mails können aus dem Postfach per POP/IMAP abgeholt und gelesen werden, zudem können per SMTP die eigenen E-Mails über den Server des SVW versendet werden. Dazu sind die Server

  • pop.svw.info
  • imap.svw.info
  • smtp.svw.info

zu benutzen. Wie Sie Ihr E-Mailprogramm einrichten, entnehmen Sie bitte der Hilfefunktion des Programmes. Sofern Sie E-Mails über den Server des SVW versenden wollen, richten Sie sich eine weitere Identität ein, in der Sie nur die E-Mailadresse des SVW benutzen.

Nur die per SSL/TLS verschlüsselten Versionen dieser Protokolle sind verfügbar.

Neben dem Abrufen von E-Mails per POP/IMAP gibt es auch ein internetbasierten Zugang zu Ihren E-Mails. Diesen erreichen Sie über https://zarafa.svw.info

E-Mailaliase

Sie benötigen mehr als eine E-Mailadresse vom SVW? Dann ist ein Alias das richtige für Sie: hängen Sie einfach an den lokalen Teil (vor dem @) etwas an: aus Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! wird Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

Der E-Mailserver erkennt anhand dem "+"-Zeichen, dass der Rest des lokalen Teils zum Alias gehört und stellt die E-Mail Ihnen wie gewohnt zu.

Zarafa

Zarafa ist eine vollständige Groupware bestehend aus E-Mail, Adressbüchern, Terminverwaltung und vielem mehr. Der Zugriff auf E-Mails ist auch über POP und IMAP möglich; die Adressbücher und andere Funktionen sind allerdings nur über die Weboberfläche verfügbar.

Anleitungen (leider nicht auf Deutsch) finden Sie auf den Seiten von Zarafa.

Spams

Eingehende E-Mails werden automatisch an Hand vieler verschiedener Kriterien formal geprüft. Überschreitet die Anzahl der zutreffenden Kriterien eine gewisse Schwelle, wird die E-Mail als Spam abgelehnt.

Ist an die E-Mail eine Datei angehängt, wird diese vom ersten Virenscanner überprüft. Wird ein Virus erkannt, so wird die E-Mail abgelehnt

Dieses Verfahren funktionert momentan so zuverlässig, dass pro Tag etwa 20000 E-Mails erst garnicht angenommen werden.

Generell gilt aber immer, dass Sie nicht alles glauben sollten, was Sie per E-Mail bekommen. Wenn Sie leiseste Zweifel haben, ob die E-Mail echt ist, rufen Sie am besten den Absender an, und vergewissern Sie sich, ob er auch wirklich diese E-Mail an Sie gesendet hat.

Spam-Erkennung

spamassassinE-Mails, die nicht als Spam erkannt wurden, können Sie dem System zum Training überlassen. Verschieben Sie dazu die Spam E-Mail in den Ordner "SpamTraining", den Sie unter "Public Folders » Alle Öffentlichen Ordner" finden.

Dies funktioniert sowohl über die Weboberfläche von Zarafa als auch über den IMAP-Zugang Ihres E-Mailprogramms.


In Thunderbird richten Sie den E-Mailabruf wie folgt ein:

Klicken Sie auf "Datei", "Neu" und dann auf "Existierendes E-Mailkonto". Hier geben Sie dann Ihren Namen, Ihre E-Mailadresse und das Passwort ein:

thunderbird01
Einstellungen für IMAP in Thunderbird

Im nachfolgenden Dialog sind noch weitere Angaben einzustellen:

thunderbird02
Einstellungen für IMAP in Thunderbird

Verschlüsselungen bzw. Ports: POP3: 995 TLS/SSL | SMTP: 465 TLS/SSL
Benutzername ist immer die E-Mailadresse: das @svw.info ist zu ergänzen.

Erneut testen und fertig!


Windows Mail
Einstellungen für IMAP in Windows Mail

Im nächsten Schritt müssen noch die Servernamen und Ports eingetragen werden

wMail02
Einstellungen für IMAP in Windows Mail

Achten Sie insbesondere darauf, dass der Port des Postausgangsservers 465 lautet.


In Outlook wählen wir die E-Mails aus und gehen dann auf "Extras » Kontoeinstellungen":

outlook01
Kontoerstellung in Outlook

Wir erstellen ein neues Konto und setzen das Häkchen unten bei der manuellen Konfiguration:

wMail02
Einstellungen für das neue Konto

Wir wollen "Internet-E-Mail" und klicken auf weiter...

wMail02
Einstellungen für das neue Konto

Hier geben wir Name, E-Mailadresse usw. ein:

wMail02
Einstellungen für das neue Konto

ergänzen den Benutzernamen auf die vollständige E-Mailadresse und klicken auf "Weitere Einstellungen". Im Reiter Postausgangsserver überprüfen wir die Einstellungen:

wMail02
Einstellungen für das neue Konto

Im Reiter "Erweitert" wählen wir bei IMAP und SMTP jeweils SSL aus und prüfen die Ports (IMAP: 993; SMTP: 465)

wMail02
Einstellungen für das neue Konto

Alle Dialoge mit "OK" schließen.


Warum keine Weiterleitungen mehr?

Technisch wird es immer schwieriger, Weiterleitungen von E-Mails an externe E-Mailadressen zu realisieren.

Eine Weiterleitung einer E-Mail unterscheidet sich fundamental vom einfachen Senden einer E-Mail dadurch, dass der Absender der E-Mail (d.h. der Server, der die E-Mail auf den Weg bringt) ein anderer ist, als er eigentlich sein sollte.

Beim einfachen Versenden einer E-Mail passen Absendeadresse und Absender zueinander. D.h. über das DNS-System kann der Empfänger prüfen, ob ein Absender berechtigt ist, E-Mails mit der Absendeadresse zu versenden. Bei Weiterleitungen aber muss unser Server die E-Mail erst einmal entgegen nehmen und dann erneut versenden. Unser Server wird dadurch selbst zum Absender der E-Mail.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:

E-Mails an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! sollen an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! weitergeleitet werden.

Käme nun eine E-Mail von Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! müsste unser Server diese annehmen und erneut auf den Weg schicken.

Dadurch wird unser Server zum Absender. Prüft nun der empfangende Server (example.com), ob die Absendeadresse (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) mit dem Absender (jetzt: svw.info) übereinstimmt, so kann er nur zu dem Schluss kommen, dass svw.info nicht berechtigt ist, E-Mails mit der E-Mailadresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! zu versenden. Das genügt manchen Providern schon, um diese E-Mail als Spam zu markieren und abzulehnen. Im ungünstigsten Fall landet unser Server dann auch auf einer schwarzen Liste und kann nie mehr E-Mails an example.com versenden.

Eine solche Prüfung ist durch nichts zu beheben. Daher ist die einzige Möglichkeit um das E-Mailsystem zu erhalten, auf Weiterleitungen grundsätzlich zu verzichten.

Mit unserm E-Mailsystem kann nun auch jeder mit seiner svw.info E-Mailadresse E-Mails versenden. Für ein einheitliches Erscheinungsbild unseren Mitgliedern und der breiten Öffentlichkeit gegenüber ist dies unerlässlich.